聊聊在阿里远程办公那点事儿

发表于：January 7, 2020 at 08:18 PM

想针对最近几天的延迟返工通知，来谈谈我对远程办公的一些看法和实践。

工作日的一天

起床，坐班车到公司，用阿里邮箱处理未读邮件，打开语雀，完成当天的工作计划和日课，接着按照工作计划的优先级处理事务，通过 Aone 管理任务进度，完成代码的 CR 和部署，不定时处理钉钉消息，通过阿里郎参加线上会议或到会议室参加线下会议，这是我工作日的一天。

由于日常就需要和多个园区、多个城市的同学进行沟通和交流，事实上除了和本团队的同学以外，一直都是远程办公的模式，但是真正在家远程办公，会不会产生新的问题呢？

答案是肯定的。从团队和协作的角度思考，在这种状态下如何管理团队，如何跟踪项目的进度以及如何保障沟通的时效和准确性，都是绕不过的话题。从个人的角度考虑，如何提高自控力保障效率，如何管理自己的时间，如何高效利用工具完成协作，同样值得探讨。下面从这几方面分别聊聊。

沟通

首先要明确，沟通的目的是为了保证信息的对齐，避免出现大家齐头并进，却向着不同终点奔跑的情况。根据不同的沟通范围，又分为两种情况，团队内沟通和跨团队/跨地域的沟通。

团队内沟通

团队内沟通，很多时候在工位前后吼一嗓子就能解决，实在不济多走两步很快也能说清楚。通常会进行一些团队事务的同步，可能包括手头上在做什么事情，项目进展到什么程度了，遇到了一个难题寻求帮助，完成了技术设计期望大家评审等等。这部分信息的同步通常比较简单和快速，远程办公影响不会太大。

跨团队/跨地域沟通

对于像我们这样横向拆分，并非以项目组为维度组建的的团队，在工作中经常需要和其它各个横向的角色（运营、PD、设计师、后端、测试等）沟通。由于工作中上下文环境的不同，各自负责的领域以及专业程度不同，合作的熟悉度不同，会存在不同程度的沟通问题，通常需要通过专门组织会议来最终确认结论，达成一致。但由于一件事往往牵涉到的人很多，每个人参与的部分和程度不同，会导致每个人会议中的有效参与时间较低。这种方式降低的效率会随着远程办公被进一步放大，会议的效率就变得更重要。

用自己过往的一些经验对会议的组织者提几点适用于大多数开会场景的建议：

对于参会者来说，要定期查收会邀，提前了解议题议程，避免参会迟到或没有准备影响到整个会议的效率。当然这些建议实际操作的时候并不容易，当你不是组织者的时候可能也很难要求别人去遵守，但是至少在我们自己组织会议的时候多多尝试多多坚持，努力让周围的人也能有改变，不是也很好吗~

团队管理

团队管理离不开对目标的管理，无论是用 OKR 和 KPI，最终期望实现的效果都是团队成员能够对公司的、团队的以及个人的目标产生认同感，这样才能让大家拧成一股绳，有更强的动力去实现目标。目标需要多次的沟通对齐，才能确保对目标的理解一致，这点无论是否远程办公都一样。在工作中会和生态开发同学协作，因为工位距离较远，平日里实际上也相当于远程办公。有一个更直观的感触，远程办公要求对交付的时间和质量更加有敬畏心，需要对目标进行更明确的拆分和跟踪，需要目标的责任人清晰的拆解出任务，规划好任务的完成时间，并持续进行跟踪，消除过程中可能出现的风险，让过程更透明，最终实现保质保量地需求交付。

项目管理

团队管理倾向于对人的管理，项目管理倾向于对事的管理。对于一个项目来说，牵涉到的人员众多，需要保障信息的顺畅流通，及时同步各方进展和过程中的风险，让项目的进展更平滑。这就需要有良好的机制来保障，减少互相扯皮浪费的时间。比如需求变更流程规范，需要评估清楚需求变更的原因、收益以及下游各环节的设计、开发、测试同学的方案和排期是否受影响，各方最终确认后再加入需求池。

针对比较大型的项目，可以由项目的负责人建立项目的知识库，输出项目的“大图”，标记清楚干系人，沉淀需求文档、设计稿、技术系分文档等等。针对项目中的每一次会议或讨论得出的结论，及时更新至对应文档中，让改动有迹可循。在去年双 11 的协作中，靠这份知识库，节省了大量消耗在多方细节对齐的时间，让过程更透明。

时间管理

突然转变到远程办公，很容易出现的一个问题就是倦怠感，毕竟家通常承载的是休息的功能，不像在工位上精力那么集中。可以借鉴 OKR 的思路，制定周计划、日计划，描述清楚要做的事情和截止时间，严格按照计划执行，有了清晰的里程碑，对我来说能够比较有效的降低倦怠感。早晨起床冲个澡再像平时一样穿戴整齐，也是个不错的办法。

在家办公还有一个好处是环境的噪音明显减少，也更容易专注。越专注，工作的效率就越高。人是很难长时间保持专注的，尝试寻找自己精力最佳的几个时间段，最大化的利用这部分时间。可以尝试使用番茄工作法，由于每个番茄钟的时间比较短，对于需要长时间专注思考的工作，可能会起到反作用。我的实践是把一项任务继续拆分为足够小的粒度，每个番茄钟内专注解决一件事，要比脑子里始终想着一个庞然大物更有效。当然，核心目的是通过专注提高效率，如果能够在处理一项任务时能始终保持专注，使用什么工作法都是没关系的。

协作工具

“工欲善其事必先利其器”，对于一个开发团队来说，需要各种各样的工具来提高协作的效率，能让机器帮我们做的，就不要让人参与进来。事实上，因为经常需要跨地域沟通和协作，阿里内部具备了远程办公所需要的各类工具。如果不具备这样的条件，可以尝试国内外的优秀的开放工具，参考文末几篇大佬的分享，选择适合自己团队的，才是最好的。

下面是我最常用的：

小结

归根结底，我认为远程办公最重要的一点是“透明”。在工作中的各个环节都增强透明意识，尽可能提供透明的环境和工作氛围，增强团队或项目组中各个同学的参与感、认同感和信任感，培养大家的自驱力。

希望能给各位看官带来些许启发，多有不足，欢迎大家交流。

当下的焦点是新型冠状病毒，病毒的防治和相关数据有很多渠道可以看到，就不再此赘述了。对待疫情，考验的不只是我们的医护能力，还有我们整个社会的协调能力，只有把传染的势头遏制住，才能真正战胜病毒。 开年的气运似乎没有那么好，但我始终相信我们的国家和我们的同胞，祝福武汉，感恩所有一线的医护人员，一切都会好起来的，会向着春暖花开奔去。

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